การพัฒนาและปรับปรุงคุณภาพงานของ มจธ.

เป้าหมายการพัฒนาของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี (มจธ.) ที่สอดคล้องกับแนวทางการบริหารจัดการองค์กรให้มีคุณธรรมและความโปร่งใส (ITA) ตลอดแผนพัฒนาของ มจธ. ทุกฉบับที่ผ่านมา คือต้องการพัฒนาสมรรถนะองค์กรเพื่อให้บริการอย่างมีคุณภาพ มุ่งเน้นพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการในทุกมิติสู่การเป็นองค์กรที่มีขีดสมรรถนะสูง มีความมั่นคงและยั่งยืน (High Performance Organization) บนหลักธรรมาภิบาล ซึ่งการเพิ่มผลิตภาพองค์กรและการบริหารจัดการตามหลักธรรมาภิบาลเป็นหนึ่งกลยุทธ์สำคัญเพื่อขับเคลื่อนพัฒนาองค์กร โดยมหาวิทยาลัยกำหนดให้ทุกหน่วยงานโดยเฉพาะในสำนักงานอธิการบดีประกาศ SLA และ 3 สำนักบริการ (สำนักคอมพิวเตอร์ สำนักบริหารอาคารและสถานที่ สำนักหอสมุด มีการปรับปรุงและพัฒนาการทำงานอย่างต่อเนื่องภายใต้การผลักดันของคณทำงานโครงการปรับปรุงและเพิ่มผลิตภาพในการทำงาน (Productivity Improvement: PI) ระยะที่ 2 ซึ่งปัจจุบันดำเนินการเข้าสู่ปีที่ 13 เพื่อให้บุคลากรมีความเข้าใจภาพรวมและทิศทางการพัฒนามหาวิทยาลัย ปลูกฝังพฤติกรรมการทำงานที่ให้ความสำคัญกับการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่องโดยเริ่มจากงานที่ตนเองรับผิดชอบ มีการปรับการดำเนินงานในรูปแบบ Policy and Procedure มากขึ้น และตระหนักถึงบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ (Role & Responsibility) เชื่อมโยงกับการปรับปรุงงานประจำด้วยเครื่องมือ Daily Management เพื่อตอบโจทย์แผนกลยุทธ์ มจธ. ฉบับที่ 13 (พ.ศ. 2565-2569) และเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้การทำงานร่วมกันและเกิดการสร้างเครือข่าย (Networking) ของบุคลากรในมหาวิทยาลัย โดยมีการดำเนินการใน 3 เรื่องหลัก ๆ ประกอบด้วย

• การจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน (Work Manual) เพื่อทบทวนและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เป็นปัจจุบัน รองรับการทำงานภายใต้สถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง ลดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน โดยนำระบบหรือเครื่องมือต่าง ๆ มาสนับสนุนในการปฏิบัติงานให้เกิดนวัตกรรมใหม่ๆ และการทำงานแบบ Custer) เพื่อให้เกิดความคล่องตัว ความสะดวกในการทำงานมากขึ้น
• การประกาศข้อตกลงระดับการให้บริการ (Service Level Agreement: SLA)เพื่อสร้างความพึงพอใจในคุณภาพของการให้บริการให้แก่ผู้รับบริการทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย โดยหน่วยงานที่ประกาศ SLA จะมีการเก็บสถิติผลการดำเนินงาน เพื่อนำมาวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินงาน นำมากำหนดแนวทางการพัฒนา ปรับปรุงร่วมกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
• การกำหนดมาตรฐานการให้บริการ (Service Catalog)ภายใต้ความร่วมมือของ 4 สำนัก ประกอบด้วย สำนักงานอธิการบดี สำนักบริหารอาคารและสถานที่ สำนักคอมพิวเตอร์ และสำนักหอสมุด โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นสื่อกลางในการประชาสัมพันธ์บริการต่าง ๆ ของแต่ละหน่วยงาน สามารถเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้อย่างทั่วถึง สะดวก และรวดเร็ว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและยกระดับการทำงานให้เป็นมาตรฐาน รองรับความต้องการของผู้ใช้บริการ

ดังนั้น การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานจึงมีความสำคัญ เป็นการสร้างมาตรฐานการปฏิบัติงานที่มุ่งไปสู่การบริหารคุณภาพขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ และผลักดันให้บุคลากรได้แสดงวิธีการทำงาน ปรับปรุงกระบวนการทำงานตามบริบทที่เปลี่ยนไปของสังคม และสามารถนำมาถ่ายทอดให้กับผู้มาปฏิบัติงานใหม่ รวมถึงเผยแพร่ให้กับบุคคลภายนอก ผู้ใช้บริการ ให้สามารถเข้าใจ และใช้ประโยชน์จากคู่มือการปฏิบัติงานที่มีอยู่เพื่อขอรับการบริการที่ตรงกับความต้องการ และเกิดความพึงพอใจอย่างที่สุด ซึ่งคู่มือการปฏิบัติงานจะมีการเผยแพร่ไว้ในส่วนของข้อมูลการเปิดเผยสาธารณะ และ website ของหน่วยงานนั้น ๆ โดยตรง

ช่วงวิกฤตการณ์โรคระบาดโควิด 19 มหาวิทยาลัยมีการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ปรับการทำงานมาเป็นการทำงานที่บ้าน (Work From Home) เกิดการปรับปรุงและพัฒนางานประจำด้วยเครื่องมือ Daily Management (DM) ขึ้น เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานประจำ ลด defect และประหยัดทรัพยากร สอดคล้องกับการดำเนินงานตามแผนกลยุทธ์ มจธ. ฉบับที่ 13 (พ.ศ. 2565-2569) มีหน่วยงานในสำนักงานอธิการบดีเป็นหน่วยงานนำร่อง และต้องการขยายผลการดำเนินงานสู่ระดับคณะ สำนัก สถาบันในระยะต่อไป

สามารถติดตามภาพ กิจกรรมและความก้าวหน้าในการพัฒนาและปรับปรุงคุณภาพงานของ มจธ. จากหน้าเว็บเพ็จนี้ซึ่งจะเป็นที่รวบรวมกิจกรรมประจำรอบเดือน รอบหกเดือนและรอบปี

• โครงการปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Productivity Improvement : PI) ประจำปี 2566
• โครงการ 6+1 Flagship ประจำปี 2566
• โครงการพัฒนาและปรับปรุงการทำงานด้วยเครื่องมือ Daily Management

มหาวิทยาลัย มีนโยบายพัฒนาและปรับปรุงการทำงานด้วยเครื่องมือ Daily Management โดยการบริหารนโยบายมุ่งเน้นการดำเนินการ และพัฒนาปรับปรุงตามวงล้อ PDCA ส่วนการบริหารงานประจำวันจะมุ่งเน้นการรักษาสภาพและปรับปรุงงานโดยหมุนตามวงล้อ SDCA และถ้าผลลัพธ์จากการบริหารงานประจำวันเกิดปัญหา ต้องหาวิธีการลดข้อบกพร่อง (Defect) ในกระบวนการทำงาน เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดซ้ำ ๆ หรือพัฒนากระบวนการใหม่ให้ได้มาตรฐาน ด้วยการเชื่อมกระบวนการทำงานระหว่างส่วนกลางกับคณะ สำนัก สถาบัน (แบบต้นน้ำ-ปลายน้ำ)

หลักคิดของ Daily Management คือ ทำให้งานประจำของทุกคนเป็นมาตรฐานด้วยการทำคู่มือปฏิบัติงาน (Work Manual) และประกาศข้อตกลงระดับการให้บริการ (Service Level Agreement) และดำเนินการให้ได้ตามเงื่อนไขที่กำหนด ดังนั้นการทำ PDCA คือ การวางแผนปฏิบัติงานเพื่อเข้าสู่มาตรฐานการทำงาน ปฏิบัติตามคู่มือปฏิบัติงานที่กำหนด และยกระดับการทำงานตามข้อตกลงระดับการให้บริการที่ท้าทายขึ้นในลำดับถัดไป เพื่อให้งานมีคุณภาพ (Quality) ที่ดีขึ้น ต้นทุน (Cost) ลดลง ส่งมอบ (Delivery Time) งานตรงเวลา จนเข้าสู่เข้าสู่กระบวนการทำงานปกติ กลายเป็นเอกสารคู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน (Standard Operation Procedure (SOP))

นโยบายของ มจธ. เกี่ยวกับการปฏิบัติงานของบุคลากร เน้นการพัฒนาการทำงานประจำ ด้วยเครื่องมือที่เรียกว่า Daily Management เกิดขึ้นในช่วงวาระของอธิการบดี รศ.ดร.สุวิทย์ แซ่เตีย โดยอธิการบดีได้ให้แนวทางในการบริหารจัดการงานของ มจธ. ด้วยความโปร่งใส ตรวจสอบได้ เน้น 1. Speed (ความเร็วในการส่งมอบงานที่สอดคล้องกับสถานการณ์ ส่งงานทันตามเวลที่เหมาะสมไม่ช้าเกินไป ไม่เร็วเกินไปจนขาดความรอบคอบ) 2. Communications ให้มีการสื่อสาร สร้างความเข้าใจในการทำงานกันอย่างทั่วถึง

กลไกการพัฒนางานประจำด้วยเครื่องมือ Daily Management เริ่มขึ้นในปีงบประมาณ 2564 โดยรองอธิการบดีอาวุโสฝ่ายบริหาร รับนโยบายจากแนวคิด Speed และ Communications ของอธิการบดี ต่อยอดจากการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน (PI – Productivity Improvement) ซึ่งเป็นแนวทางในการพัฒนาการทำงานของ มจธ. เดิมซึ่งดำเนินการมากว่า 15 ปีตั้งแต่ออกนอกระบบ จัดตั้งเป็นคณะทำงาน Daily Management ขึ้น โดยมีรองอธิการบดีอาวุโสฝ่ายบริหารเป็นประธาน มี รศ. กิติศักดิ์ พลอยพานิชเจริญ ที่ปรึกษาอธิการบดีด้านการประกันคุณภาพ เป็นที่ปรึกษาฯ และมอบหมายให้ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายบริหารการเงินและทรัพย์สิน เป็นผู้รับผิดชอบในการผลักดันให้เกิด Daily Management ทั้ง มจธ. โดยเริ่มจากหน่วยงานภายในสำนักงานอธิการบดีก่อนและขยายผลไปสู่คณะ สำนัก/สถาบันต่าง ๆ

รศ. กิติศักดิ์ พลอยพานิชเจริญ ที่ปรึกษาอธิการบดีด้านการประกันคุณภาพ ได้นำหลักการ Daily Management (DM) จากแนวคิดของ K. Shimoyamada มาประยุกต์ใช้ในการปรับปรุงการทำงานประจำภายใน มจธ. เพื่อสร้างกลไกในการทำงานประจำให้เกิดกับบุคลากรอย่างจริงจัง โดยมีเป้าหมายเพื่อให้เกิดการเรียนรู้ และตระหนักรู้อย่างต่อเนื่อง จนส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากร และส่งผลต่อระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานของ มจธ. (Performance management System)

Daily Management เป็นวงจร PDCA เพื่อ Improve งานในส่วน Action (ไม่ใช่ PDCA ของวงจร Policy Management) เพื่อลด Gap และกำจัดข้อผิดพลาดในการทำงาน (Defect) ปัจจุบันที่มีอยู่ หรือ ลดเวลา (Logistic Time) ที่มากเกินไป ต้องเข้าใจหลักการของ Authority ปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง และปรับระเบียบให้เอื้อต่อการทำงานให้ดีมีประสิทธิภาพ/ประสิทธิผลมากขึ้น เป็นต้น

การพัฒนาและการปรับปรุงงานประจำด้วยเครื่องมือ Daily Management ถูกบรรจุในแผนพัฒนามหาวิทยาลัย ฉบับที่ 13 (พ.ศ. 2565-2569) เป้าหมายคือการปรับปรุงกระบวนการให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปอย่างต่อเนื่อง รวมทั้งการปรับกระบวนการทำงานให้รองรับกับการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีในยุคดิจิทัล (Digital Transformation) โดยเริ่มการปรับปรุงกระบวนการทำงานทุกด้านในหน่วยงานสนับสนุน สำนักงานอธิการบดี สำนักคอมพิวเตอร์ สำนักหอสมุด สำนักบริหารอาคารและสถานที่ เป็นต้น และขยายผลไปสู่ระดับคณะสำนัก สถาบันต่อไป

ภาพกิจกรรมการเรียนรู้หลักการพัฒนาและปรับปรุงงานประจำ Daily Management